Les bases légales de l’utilisation d’une liste d’envoi
L’envoi de newsletters et autres mailings fait désormais partie intégrante de la stratégie de communication des entreprises. Mais la création d’une base de données client, en Suisse, n’est pas anodine et comprend un certain nombre de contraintes à respecter. Entre autres, avant l’envoi d’une newsletter, les destinataires doivent avoir consenti à la réception de celle-ci et peuvent à tout moment se désinscrire des listes. Nous vous proposons un tour d’horizon de ces règles.
La Suisse est un pays réputé pour ses montagnes, son chocolat mais aussi son système de protection des données personnelles. Heureusement pour sa population, les entreprises ne peuvent pas faire n’importe quoi des données qu’elles récoltent. Afin d’éviter tout problème lorsqu’une PME décide d’envoyer des newsletters à ses clients/prospects, il y a un certain nombre de règles légales à suivre. Avant d’envoyer un mailing, il faut commencer par récupérer les adresses email de ses clients et prospects. Pour ce faire, au moment de récolter des données, chacun des contacts doit avoir, au préalable, consenti à en recevoir. Le principe du « opt-In » est obligatoire. Le procédé de récolte doit être clair et précis. Chez Web4, nous recommandons même l’utilisation du double « opt-in » qui consiste à demander une confirmation par email après que la personne se soit inscrite. Il est important d’indiquer à quelle fin les données vont être utilisées et de les respecter. Une fois acquises, ces données doivent être traitées de manière transparente. Elles ne peuvent pas être utilisées à d’autre fin que celles validées par le contact. Celui-ci doit avoir, à tout moment, la possibilité de se retirer de la liste d’envoi. Le contenu de l’email doit correspondre à ce à quoi le contact a souscrit. Il doit également contenir un lien visible, permettant de se désinscrire de la liste rapidement, s’il le souhaite.
Il est conseillé, pour les entreprises envoyant beaucoup de mailings, de créer un document type « déclaration de protection des données », expliquant les méthodes mises en place pour protéger les données des utilisateurs, l’usage précis des données et les possibilités de rétractation du contact. Mis en évidence sur le site Internet, ce document permet de gagner la confiance des internautes et facilite une acquisition de données clair.